La oficina virtual es un servicio que cada vez ofrecen más cooworking y que consiste en la posibilidad de recibir la correspondencia profesional en estos locales e, incluso, utilizar su dirección como domicilio fiscal y comercial. Una ayuda inestimable para muchos freelancers.
La revista Zigzag Digital señala que en los últimos años se ha duplicado el número de freelancers que hay en nuestro país. En el 2024 se registró un aumento del 112% en el número de servicios realizados por los profesionales freelance a medianas y grandes empresas.
Nos encontramos ante un fenómeno de cierta envergadura, no ante un suceso marginal. Por tanto, se vuelve necesario ofrecer soluciones que ayuden a estos profesionales a realizar su actividad.
Gran parte de los freelancers trabajamos en casa. La mayor parte de nuestro trabajo proviene de darle servicio a las empresas. De realizar tareas de marketing, diseño, consultoría, etc. que las empresas externalizan para centrarse en su actividad principal.
Nuestro trabajo se realiza de manera digital. Es decir, enviamos los trabajos terminados a nuestros clientes por correo electrónico o accedemos a sus webs o perfiles digitales en remoto para completar los encargos. Digamos que la conexión a internet es nuestra herramienta imprescindible.
Esto tiene su lado bueno y su lado malo. Podemos trabajar desde casa o desde cualquier lugar en el que tengamos wiffi. Pero claro, decir que nuestra oficina es un cuarto que nos hemos habilitado en el piso donde vivimos no da una buena imagen profesional, que se diga.
Algunos colegas míos han preparado un rincón, tipo escenario, desde el que hacen las video-llamadas con sus clientes. Ponen una librería de fondo, en la pared que tienen enfrente de donde está el ordenador. Pero esa imagen de profesional reputado se desmonta en el momento en el que emiten las facturas con la dirección del piso de Belvitge, un barrio a las afueras de L´Hospitalet del Llobregat, en el que viven.
Es aquí donde una buena oficina virtual te salva muchos trabajos y te permite captar clientes cada vez más importantes.
El fenómeno freelancer.
Parece que el trabajo freelancer es un fenómeno propio de era digital. Un producto derivado del boom de internet. En cierto modo es así, pero tiene una trayectoria detrás.
Freelance o freelancer es un anglicismo que significa autónomo. En teoría cualquier trabajador autónomo sería un freelancer. Pero claro, un trabajador autónomo es el carnicero que tiene un puesto en el mercado, el dueño de un bar o el fontanero que te arregla el fregadero de la cocina cuando está atascado. Unos trabajos que en teoría poco tiene que ver con el informático al que le has encargado que te haga una página web o al comunity manager que va a llevar las redes sociales de una empresa.
Parece que el fenómeno freelance proviene del mundo de la comunicación. De los periodistas y fotógrafos que vendían sus reportajes a periódicos y revistas. Periodistas que no estaban en plantilla de ningún medio de comunicación y que trabajaban por libre.
Algunos de los escritores más famosos de la historia fueron freelance. Edgar Allan Poe vivía de vender cuentos a los periódicos norteamericanos en el siglo XIX. Como lo que más le encargaban eran relatos de terror, Allan Poe pasó a la posteridad como el maestro del misterio.
El escritor Mark Twain, el autor de “Las aventuras de Tom Sawyer” ganaba más dinero redactando reportajes de viajes por encargo para los semanarios de su época que con sus propios libros.
Sin embargo, el fenómeno freelance coge fuerza a principios del presente siglo. Cuando la era digital se impone y pilla descolocada a las empresas que venían de la época analógica.
Las empresas se dan cuenta de que necesitan tener páginas web, que deben estar en las redes sociales, que tienen que producir vídeos y material audiovisual para llegar a su público y de muchas más cosas que no controlaban.
No sabían si el cambio digital iba a ser definitivo o solo era una moda. Por eso, en lugar de ampliar sus plantillas, decidieron contratar a jóvenes profesionales que conocían el nuevo lenguaje y pagarles por trabajo entregado.
Diferencia entre sede social y domicilio fiscal.
A efectos legales, un trabajador freelance es un trabajador autónomo. Por tanto, debe estar inscrito en Hacienda y darse de alta como autónomo en la Seguridad Social.
Cuando el volumen de facturación de un freelance es considerable y eso se traduce en un alto pago de impuestos, muchos de ellos se convierten en empresa; en una S.L. o en una S.L.U. El impuesto de sociedades, que afecta a las empresas, tributa por un tipo fijo del 25% sobre los beneficios netos, mientras que el IRPF, que pagan los autónomos, es un impuesto progresivo. A mayor facturación, más proporción de impuestos. Esto es lo que ha llevado a muchos consultores SEO y consultores de marketing a crear una agencia. Y, por tanto, a transformarse en empresa.
Al constituir una empresa tienes que redactar unos estatutos e inscribirla en el Registro Mercantil. Adjuntando una sede social, que es donde se realiza la actividad o desde donde se dirige la empresa. La sede social es pública y permite a cualquier persona localizarla. También es fija, solo se puede cambiar modificando los estatutos.
La web Autónomos y emprendedores aclara que la sede fiscal o comercial es otra cosa. Es la dirección donde se reciben las notificaciones de Hacienda y de la Seguridad Social y la correspondencia comercial, la que te envían clientes y proveedores. Esta es la dirección que debe aparecer en las facturas.
La sede fiscal es privada, el autónomo o la empresa solo se la comunica a los sujetos con los que mantienen alguna relación económica o fiscal, o a quien decida por iniciativa propia. La administración no puede hacerla pública.
A diferencia de la sede social, esta se puede cambiar cuantas veces queramos. Basta con comunicársela a la Agencia Tributaria.
Un freelance como tal no tiene sede social, porque no es una empresa. Pero sí tiene domicilio fiscal, ya que emite facturas y tributa a hacienda. Como veremos más adelante, esto está relacionado con la oficina virtual.
Los servicios de la oficina virtual.
La oficina virtual son muchas cosas, pero desde mi punto de vista, como freelance, lo más importante es que te permite cambiar el domicilio fiscal.
Los servicios concretos de la oficina virtual dependen del cooworking o empresa que te preste este servicio. Por lo general, incluye recibir allí las cartas de Hacienda, de la Seguridad Social, de las administraciones públicas y el correo comercial.
Con frecuencia también ofrece la atención telefónica. Es decir, la recepción del coworking recibe las llamadas y las deriva a tu teléfono personal. Un servicio de centralita telefónica que te proporciona una imagen más profesional.
Algunos coworking incluyen una dirección de correo electrónico dentro del dominio informático del centro y la posibilidad de recibir allí la paquetería.
Los responsables de Mitre 125 Workspace, un centro coworking ubicado en plena área financiera de Barcelona, entre los barrios de Sant Gervari y Sarriá, a pocos metros de la Avenida Diagonal, y que presta este servicio a profesionales y emprendedores, indican que la oficina virtual imprime una presencia empresarial de prestigio sin necesidad de tener una presencia física en el lugar.
Y es que no tiene nada que ver que te dirijas a tus clientes indicándoles que tienes tu dirección en la Avenida Diagonal de Barcelona o en la Gran Vía de Madrid a que le des la dirección de tu piso en un barrio.
Parece algo superficial, pero no lo es. Los que trabajamos como freelance lo sabemos. Para establecer contactos comerciales la imagen profesional es fundamental. Luego tienes que ratificarla con tu eficacia en el trabajo, pero una buena presencia te abre muchas puertas y te permite consolidar relaciones.
Un ejemplo concreto.
Mi amigo Pedro de Badalona, tras trabajar durante varios años en una empresa de servicios informáticos, decidió establecerse por su cuenta como diseñador web freelance.
Desde un principio fijó su oficina en una habitación de su casa, como hacemos muchos. Todo iba bien, hasta que le empezaron a ofrecer trabajos de mayor envergadura. Recuerda que para atender a sus clientes quedaba en la cafetería de un hotel de Barcelona y cuando le pedían un presupuesto entregaba una factura performance con la dirección de su casa.
Estos posibles nuevos clientes querían conocerle en persona. No le admitían una reunión por Zoom, como hacían los anteriores, ni querían que fueran a verlos a sus oficinas. Hacía todo lo posible por estar a la altura, pero parecía todo poco natural. Algo impostado.
Decidió entonces alquilar una oficina virtual ubicada en el centro de Barcelona. Aquello cambió su suerte. Le permitió acceder a un tipo de clientes que hasta entonces parecía que le estaban vetados.
Ahora si le piden una reunión presencial, alquila por horas un despacho en el coworking donde tiene fijada la oficina virtual.
Para freelancers y emprendedores, la oficina virtual es un recurso que nos facilita escalar nuestros negocios.
